• 20 septiembre, 2019

Tres herramientas para gestionar mejor tu tiempo y tu trabajo

Tres herramientas para gestionar mejor tu tiempo y tu trabajo

Tres herramientas para gestionar mejor tu tiempo y tu trabajo 640 426 IQ Agentes

Planificación, organización y cero distracciones

“¡Ojalá el día tuviera más horas! ¡No sé en qué se me ha ido el tiempo!”. Son expresiones que utilizamos a diario cuando miramos el reloj para descubrir que lo que pensábamos eran diez minutos se han convertido en dos horas y somos conscientes de que no hemos terminado todo el trabajo pendiente. Tras esas lamentaciones se esconden dos factores: la falta de organización y una mala gestión del tiempo. Por otra parte, no saber aprovechar las horas repercute de forma negativa en la productividad y eso, también, se refleja en la satisfacción de los clientes.

Pero… ¿Qué es la gestión del tiempo? Según la Asociación Española para la Calidad (AEC) es el reparto adecuado del tiempo de trabajo de una persona en las distintas tareas que tiene que acometer. Una mayor optimización del tiempo tiene muchas ventajas, para empezar, mejora la calidad de vida y reduce el estrés. Aprovechar cada minuto de la jornada laboral para estar al día en los proyectos, hará que no nos llevemos trabajo a casa, contribuirá a que seamos más eficientes y ayudará en la conciliación familiar. Suena bien ¿verdad?

Afortunadamente, estamos en plena era de la digitalización y hay infinidad de herramientas que resultan muy útiles para planificar el tiempo dedicado a cada tarea de forma más eficaz. Hemos seleccionado tres de ellas, capaces de hacernos estirar cada minuto al máximo.

1.-Calendarios: la clave está en la organización (Google Calendar)

Decía Jean de la Bruyère: “Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad”. Lo cierto es que a menudo se pierde el tiempo con pequeñas distracciones y una gran falta de organización. Internet, las redes sociales, llamadas de ocio, todo ello hace que perdamos horas de forma innecesaria. Saber diferenciar entre el tiempo dedicado al trabajo y a la vida privada hará que seamos más productivos. Para ello hay aplicaciones que nos facilitarán el día a día, como los calendarios. Estas herramientas permiten agregar todas las tareas a realizar y distribuirlas por horas. Entre sus principales ventajas a destacar:

-Fácil manejo

-Posibilidad de compartir el calendario o uno de los eventos con otros miembros del equipo

-Programar alertas

-Sincronización con el móvil

Disponer de un calendario en la nube es como tener un asistente personal capaz de organizar nuestra agenda. Gracias a este tipo de aplicaciones, evitaremos pautar dos citas para una misma hora del día y de un simple vistazo conoceremos el planning de la semana.

2. ¿Cuánto tiempo dedicamos a cada proyecto?

Saber cuánto tiempo destinamos a cada tarea es fundamental para ver si realmente un proyecto es rentable. En este sentido hay soluciones que muestran el tiempo que se tarda en completar una actividad y que permiten conocer cuáles son las tareas que entrañan más dificultad. Esta herramienta puede resultar muy útil a los freelances que trabajan con varios clientes, pero también se utiliza en las empresas para comprobar cómo distribuyen el tiempo los empleados. Ventajas de esta solución:

-Es una herramienta sencilla de manejar y muy intuitiva

-Muestra el tiempo exacto que se dedica a cada tarea

-Una vez terminado el proyecto, la herramienta produce una factura con el tiempo que se ha dedicado al trabajo

-Identifica las tareas que llevan más tiempo, lo que permite optimizar las horas empleadas

-Esta aplicación se integra con otras de gestión empresarial

3-Adiós a las distracciones

Ya lo hemos comentado, el mayor problema al que nos enfrentamos a la hora de sentarnos frente al ordenador son las distracciones. Las interrupciones, ya sea por mirar el móvil, un correo personal, consultar internet o contestar a una llamada rompen la concentración y eso repercute en la productividad. Un estudio de la revista INC revela que una persona revisa su teléfono un promedio de 150 veces al día para consultar sus redes sociales, whatsapps o emails. 150 veces al día implica perder mucho tiempo. Seguramente no queramos saber exactamente cuánto pero quizás ver la cifra nos ayude a darnos cuenta de que es demasiado. Por eso existen aplicaciones capaces de decirnos exactamente cuántos minutos malgastamos en actividades que no tienen nada que ver con el trabajo y que, seamos sinceros, la gran mayoría de las veces solo nos hacen perder el tiempo.

Para sacar el máximo provecho a estas herramientas conviene descargarlas en todos los dispositivos que utilicemos para trabajar, ordenador, tableta, teléfono. Una vez instalada, de forma automática, nos dirá de una forma muy minuciosa en qué hemos invertido nuestro tiempo. La herramienta categoriza las tareas y las marcas como productivas, neutrales o improductivas, pero el usuario puede delimitar las tareas según su actividad.

-Permite saber en qué gastamos cada minuto que estamos delante de un dispositivo

-Ofrece informes diarios de nuestra actividad

-Indica en qué horas somos más productivos

-Posibilidad de bloqueo de webs improductivas

En definitiva, tres sencillas herramientas que nos ayudarán a exprimir al máximo cada minuto de la jornada laboral para ser más productivos y disfrutar de más tiempo libre.

Fuente: AXA

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